Ispis

Dokumentirana informacija kao novi pojam

Kreirano Četvrtak, 11 Veljača 2016 09:46
Hitovi: 3539

documentedinfoDokumentirana informacija je novi izraz u terminologiji različitih sustava upravljanja koji zamjenjuje dosadašnje izraze poznate kao 'dokumentacija', 'dokument' i 'zapis'.

Izraz 'dokumentirana informacija' pojavljuje se u novom izdanju HRN EN ISO 9001:2015. Dva najvažnija cilja revizije niza normi HRN EN ISO 9000ff su razviti pojednostavljene norme koje će biti primjenjive za različite organizacije bez obzira na njihovu veličinu i postići odgovarajući odnos količine i detalja koji se tiču zahtijevane dokumentacije s obzirom na željene rezultate procesa. ISO organizacija naglašava da HRN EN ISO 9001 zahtijeva ''dokumentirani sustav upravljanja kvalitetom'', a ne ''sustav dokumenata'', pa se u tom smislu u novoj reviziji norme posvetila pozornost novom definiranju pojmova vezanih za dokumente.

Prema definiciji, dokumentirana informacija je informacija za koju se u nekoj organizaciji zahtijeva nadzor i održavanje zajedno s medijem na kojem se ona nalazi. Prema već poznatim definicijama, dokument se definira kao informacija i medij na kojem se ona nalazi, a skup dokumenata često se zove 'dokumentacija'. Zapis je definiran kao dokument koji sadrži postignute rezultate ili pruža dokaz o provedenim radnjama, ali koji se ne obuhvaća revizijom.

Razlika između dokumenta i zapisa prema novoj terminologiji može se primijetiti kroz pridjeve koji se dodjeljuju izrazu 'dokumentirana informacija'. Kad je riječ o tome da se 'dokumentirana informacija čuva kao dokaz o…' tada se to odnosi na zapise koji su dokaz o postignuću nekog rezultata ili provedbi pojedinih aktivnosti. A kada je riječ o tome da se 'dokumentirana informacija održava' jasno je da se odnosi na svu drugu dokumentaciju koja nisu zapisi. Stoga se razlikuju dvije vrste dokumentiranih informacija: one koje se održavaju (ili dokumenti – postupci, planovi, priručnici) i one koje se čuvaju (ili zapisi). Međutim, jasno je, isto tako da zahtjev koji se tiče čuvanja neke dokumentirane informacije nije isključiv na onu koja pruža dokaz o nečemu, nego to može biti i čuvanje prethodnih verzija dokumentirane informacije.

Za pretpostaviti je da će se svi spomenuti izrazi koristiti u raznih kombinacijama dok se novi koncept ne usvoji u potpunosti. Osim toga, pojmom dokumentirana informacija, isto tako, jasno se želi naglasiti postojanje razlike između 'informacije' i 'dokumentirane informacije', što znači da svaka informacija ne mora biti dokumentirana. Drugim riječima, koja informacija će biti dokumentirana ovisi o postavljenim zahtjevima za organizaciju i o odluci organizacije hoće li neke informacije čuvati i održavati.

Više o primjeni izraza 'dokumentirana informacija' može se saznati u letku kojeg je izdao tehnički odbor ISO/TC 176, a možete ga pogledati ovdje.

 
  

Izvor: ISO

Portal Svijet kvalitete koristi kolačiće (cookies) zbog pružanja bolje funkcionalnosti portala. Nastavkom pregleda portala slažete se s korištenjem kolačića. Postavke kolačića možete podesiti u svojem internetskom pregledniku. Više podataka o kolačićima i vašoj privatnosti možete saznati na Privatnost korisnika.

Prihvaćam kolačiće