Osposobljenost osoblja

Detalji

Kreirano Srijeda, 04 Rujan 2013 15:35

Hitovi: 9976

Za sve organizacije, državne institucije, privatne tvrtke i ostale ustanove važan faktor uspješnosti poslovanja je zapošljavanje dovoljnog broja motiviranog i osposobljenog osoblja. Mnoge norme sustava upravljanja daju naglasak na osposobljenost osoblja. Tako organizacije koje žele uvesti sustav upravljanja kvalitetom prema normi ISO 9001 moraju ispuniti sljedeći zahtjev - Osoblje koje obavlja poslove koji utječu na sukladnost proizvoda sa zahtjevima mora biti stručno na temelju odgovarajućeg školovanja, izobrazbe, vještina i iskustva. Laboratoriji koji žele uvesti sustav upravljanja prema normi ISO/IEC 17025 moraju ispuniti sljedeći zahtjev - Uprava laboratorija mora osigurati osposobljenost svih koji rade s opremom, provode ispitivanja/umjeravanja, vrednuju rezultate i potpisuju ispitne izvještaje i potvrde o umjeravanju.

Ovdje navodimo uvjete koje osoblje mora ispunjavati i zahtjeve za osoblje o kojima uprava mora voditi brigu na temelju zahtjeva koji su propisani u normama za uspostavljanje sustava upravljanja. Zajednički zahtjevi vezani za osoblje za sve organizacije koje uvode sustave upravljanja i sva tijela za ocjenjivanje sukladnosti obuhvaćaju definiranje kriterija za osoblje, brigu o kompetentnosti osoblja, definiranje odgovornosti i ovlaštenja pojedinog osoblja, provođenje nadzora nad osobljem, vođenje brige o početnoj i kontinuiranoj izobrazbi, briga o nepristranosti osoblja i vođenje zapisa o osoblju.

KVALIFIKACIJSKI KRITERIJI
Kada se zapošljavaju novi djelatnici oni moraju zadovoljiti kriterije koje je propisala organizacija koja ih zapošljava. Kako bi se osiguralo zapošljavanje djelatnika koji će najbolje ispunjavati ciljeve organizacije potrebno je što detaljnije propisati kriterije za sva radna mjesta u organizaciji. Potrebno je definirati potrebne kompetencije u pogledu znanja, vještina i osobnih atributa koje mora posjedovati određena osoba na određenoj funkciji.

VJEŠTINE I ISKUSTVO
Potrebno je propisati koliko godina iskustva je potrebno za određenu vrstu posla i kakve vještine su poželjne kod zapošljavanja osoblja. Pri određivanju vještina i iskustva potrebno je uzeti u obzir na koje radno mjesto se odnose i koliko je to radno mjesto važno za ukupno funkcioniranje cijele organizacije.

KOMPETENTNOST OSOBLJA
Predstavnici uprave i svi zaposleni djelatnici moraju biti kompetentni za poslove koje obavljaju. Treba postojati politika koja osigurava kompetentnost osoblja. Potrebno je propisati jasno definirane kompetencije potrebne za sve vrste poslova. Potrebno je održavati zapise koji dokazuju održavanje kompetentnosti, o svim potrebnim izobrazbama i obnavljanjima znanja. Potrebno je propisati poželjne komunikacijske vještine i primjerene osobne karakteristike koje osoblje mora ispunjavati. Potrebno je izraditi matricu osposobljenosti prema kojoj će biti vidljivo koje osoblje je osposobljeno za koju vrstu posla.

DUŽNOSTI I OPISI POSLOVA
Potrebno je propisati koje su dužnosti osoblja i opis poslova za svako radno mjesto. Osoblje mora biti upoznato s dužnostima i opisom poslova koje obavljaju. Potrebno je osigurati da osoblje bude svjesno značenja i važnosti svoga rada i načina kako može pridonositi ostvarivanju ciljeva kvalitete.

ODGOVORNOSTI I OVLAŠTENJA
Osim dužnosti i opisa poslova za osoblje se trebaju propisati ovlaštenja pogotovo za poslove koji su od velike važnosti za ukupno poslovanje organizacije. Osoblje mora biti upoznato sa svojim odgovornostima i ovlaštenjima. Za sva ovlaštenja mora postojati imenovanje od predstavnika uprave.

MONITORING OSOBLJA
Poželjno je da organizacija povremeno provodi nadzor rada svog osoblja. Potrebno je propisati tko provodi monitoring, na koji način i koliko često. Monitoring se provodi radi praćenja rada i utvrđivanja potreba za dodatnom izobrazbom osoblja kao i radi vrednovanja postignuća i poboljšavanja rada.

KONTINUIRANA IZOBRAZBA
Osoblje koje se zaposli i radi u organizaciji mora redoviti pohaćati obuke iz područja koje mu je potrebno za njegov što bolji rad u organizaciji u kojoj radi. Potrebno je svake godine planirati izobrazbe za sve djelatnike i na kraju godine bilježiti koje izobrazbe su bile ostvarene za planiranu godinu. Planovi izobrazbe trebaju uključivati i vježbe prezentiranja usvojenoga znanja radi provođenja daljnih izobrazbi svojim kolegama. Potrebno je provoditi održavanje zapisa o izobrazbi za svaku pojedinu osobu. Izobrazbe mogu biti vanjske izobrazbe (seminari, konferencije, tečajevi, studiji) i unutrašnje izobrazbe koje može provoditi djelatnik koji je pohađao vanjske izobrazbe i koji na taj način prenosi svoje znanje svojim kolegama. Potrebno je provoditi vrednovanje učinkovitosti provedenih izobrazbi i voditi zapise o vrednovanju izobrazbe.

POVJERLJIVOST I NEPRISTRANOST
Potrebna je potvrda osoblja da će poštivati pravila i upute organizacije u kojoj rade. Izjava osoblja da će se pridržavati zahtjeva povjerljivosti, odnosno da neće iznositi podatke o klijentima, kupcima, suradnicima izvan organizacije u kojoj rade. Izjava da su u poslu koji rade nepristrani odnosno da ih za doro obavljanje poslova ne spriječava bilo koja prijašnja, sadašnja ili buduća povezanost s klijentima, kupcima, konkurencijom itd. Uprava osoblju mora osigurati nepristranost u svom radu i zaštiti osoblje od svih unutarnjih ili vanjskih pritisaka.

UPUTE ZA OSOBLJE
Potrebno je izraditi upute o ponašanju osoblja u kojima će biti opisan kodeks ponašanja u organizaciji u kojoj rade. Osoblju mora biti jasno objašnjeno da se mora pridržavati kodeksa ponašanja svoje organizacije. Također je potrebno propisati upute što se tiče stručnih poslova koje će osoblju pomoći u lakšem obavljanju svojih zadataka. Ako su moguće ozljede na radnom mjestu moraju se propisati upute o provođenju posla na siguran način.

NOVO ZAPOSLENO OSOBLJE
Očekuje se da organizacija utvrdi postupak provedbe osposobljavanja novog osoblja. Kad se koristi osoblje koje je u tijeku osposobljavanja mora se osigurati primjeren nadzor. Novo zaposleno osoblje mora imati period uvođenja u posao i za to vrijeme biti pod nadzorom svog mentora. Nakon dokazivanja da je djelatnik osposobljen za samostalan rad kontinuirani nadzor više nije potreban. Mora postojati pismeni trag od kojeg datuma je novo zaposleni djelatnik završio period uvođenja u posao.

KOMUNIKACIJA OSOBLJA
Komunikacija ima veliku važnost u cjelokupnom poslovanju svake organizacije. Potrebno je poboljšavati komunikaciju između osoblja, izneđu uprave i osoblja i između osoblja i klijenata. Uprava mora osigurati dostupnost informacija svom osoblju i pravovremeno obavještavanje. Mora se njegovati kultura poslovne komunikacije u kojoj se osoblje neće osjećati zapostavljeno.

ZAPISI O OSOBLJU
Za svakog djelatnika potrebno je voditi osobni dosje u kojem će se nalaziti svi podaci o dotičnom djelatniku. Poželjno je da se u dosjeu djelatnika nalazi njegov životopis koji je potrebno ažurirati, diploma o završenom školovanju, kopija radne knjižice, primjerak ugovora o radu, certifikati i potvrde o sudjelovanima na seminarima i dodatnim izobrazbama.

Ispunjavanje zahtjeva o osoblju jedan je od najvažnijih elemenata za dokazivanje osposobljenosti tijela za ocjenjivanje sukladnosti i najvažniji element uspješnog poslovanja svake organizacije. Ovaj članak je napisan na temelju zahtjeva norma koje propisuju zahtjeve za uspostavljanje sustava upravljanja i norma koje propisuju zahtjeve za tijela za ocjenjivanje sukladnosti i služi kao podsjetnik koje bi sve zahtjeve vezane uz osoblje svaka organizacija trebala ispunjavati.

Izvor:SVIJET KVALITETE