Optimiranje sustava upravljanja integriranjem

Detalji

Kreirano Subota, 21 Studeni 2015 13:53

Hitovi: 3941

U suradnji s HMD-om objavljujemo članak naziva "Optimiranje sustava upravljanja integriranjem" iz časopisa Svijet po mjeri (broj 3/2014) čiji je autor Zlatko Grgić, dipl. ing. univ. spec.

Uvođenje sustava upravljanja u današnjem poslovanju postalo je nužno da bi se neka organizacija dugoročno i uspješno održala na tržištu. Koji će pritom sustav upravljanja uvesti ovisi o profilu i potrebama te organizacije, a to može obuhvatiti niz različitih sustava upravljanja ovisno o tome čime se u organizaciji želi upravljati. Dakle, to je strateška odluka svake organizacije pojedinačno.

Iz prakse se može zaključiti da većina organizacija u prvome redu uvodi sustav upravljanja kvalitetom čiji su zahtjevi navedeni u normi HRN EN ISO 9001. Međutim, osim kvalitetom upravlja se i okolišem (HRN EN ISO 14001), sigurnošću i zdravljem na radu (HRN BS OHSAS 18001), imovinom (ISO 55001), energijom (HRN EN ISO 50001), sigurnošću hrane (HRN EN ISO 22000), rizicima (HRN ISO 31000), društvenom odgovornošću (HRN ISO 26000), informacijskom sigurnošću (HRN ISO/IEC 27001), sigurnošću opskrbnoga lanca (HRN ISO 28000) itd. Sve te sustave upravljanja moguće je certificirati kako bi se dobila potvrda neovisnoga tijela da organizacija koja je uspostavila te sustave upravljanja ispunjava zahtjeve norma ili specifikacija za te sustave upravljanja. Bilo koja organizacija za svoje poslovanje i predstavljanje na tržištu može se odlučiti za jedan ili više sustava upravljanja. Odluka organizacije koji će sustav upravljanja uvesti ovisi o očekivanju tržišta u pogledu usluga i proizvoda koje organizacija nudi i o strategiji upravljačkoga tijela organizacije koje zaključuje što od toga doprinosi ukupnomu poslovanju organizacije. Iako je vrlo čest slučaj da se sustavi upravljanja uvode da bi neka organizacija stekla prednost na tržištu ili se uopće mogla pojaviti na tržištu, postoje i slučajevi kad organizacija u primjeni sustava upravljanja vidi osobitu korist.

Kao što je već spomenuto, najčešće se uvodi sustav upravljanja kvalitetom (HRN EN ISO 9001), ali u većini slučajeva pored njega uvode se i drugi sustavi upravljanja, a često su to sustavi upravljanja okolišem (HRN EN ISO 14001) te sigurnošću i zdravljem na radu (HRN BS OHSAS 18001).

Osim toga, sustave upravljanja uspostavljaju i tijela za ocjenjivanje sukladnosti (laboratoriji, certifikacijska tijela, inspekcijska tijela, organizatori ispitivanja sposobnosti, verifikatori) prema za to određenim normama koje defi niraju zahtjeve za osposobljenošću. Tijela za ocjenjivanje sukladnosti mogu se akreditirati prema zahtjevima norma HRN EN ISO/IEC 17025 (umjerni i ispitni laboratoriji), HRN EN ISO/IEC 17020 (inspekcijska tijela), HRN EN ISO/IEC 17065 (certifi kacijska tijela za proizvode), HRN EN ISO/IEC 17021 (certifi kacijska tijela za sustave upravljanja), HRN EN ISO/IEC 17024 (certifi kacijska tijela za osoblje), HRN EN ISO 15189 (medicinski laboratoriji), HRN EN ISO/IC 17043 (organizatori ispitivanja sposobnosti), HRN EN ISO/IEC 17065 (verifi katori emisija stakleničkih plinova) i drugima. Norme za osposobljenost tijela za ocjenjivanje sukladnosti također daju zahtjeve za sustav upravljanja prilagođen njihovu području rada.

Tijela za ocjenjivanje sukladnosti mogu djelovati kao neovisne organizacije ili u sklopu neke veće organizacije. Ako tijelo za ocjenjivanje sukladnosti djeluje unutar veće organizacije koja već ima uspostavljen određeni sustav upravljanja, on neće biti dovoljan za dokazivanje osposobljenosti tijela za ocjenjivanje sukladnosti i ono će morati posegnuti za uspostavljanjem posebnoga sustava upravljanja koji će odgovarati prirodi njegovih aktivnosti. Na primjer. ako neka organizacija ima uspostavljen i certificiran sustav upravljanja kvalitetom prema normi HRN EN ISO 9001, a pritom u svojem sastavu ima laboratorij koji treba uspostaviti sustav upravljanja kojim će ispuniti zahtjeve norme HRN EN ISO/ IEC 17025 radi akreditacije, taj će laboratorij svakako morati razmotriti kako se uklopiti u postojeći sustav pri uspostavljanju novoga sustava upravljanja koji će odgovarati laboratoriju prema HRN EN ISO/IEC 17025 jer sustav upravljanja prema HRN EN ISO 9001 apsolutno neće moći pokriti osposobljenost koja se traži zahtjevima navedenim u HRN EN ISO/IEC 17025. Međutim, svojevrsno integriranje tih dvaju sustava upravljanja bit će moguće u određenim okvirima, koji se utvrde da su optimalni za organizaciju i laboratorijske djelatnosti unutar nje.

Nadalje, pojedina tijela za ocjenjivanje sukladnosti koja žele postati prijavljena tijela (notify bodies) u tehničkom zakonodavstvu na razini Europske unije, osim norma za osposobljenost, u koje su uključeni zahtjevi za sustav upravljanja, moraju primjenjivati i zahtjeve dokumenta EA-2/17 Europske organizacije za akreditaciju. Njihov sustav upravljanja morat će biti prilagođen tako da obuhvati i te zahtjeve za što je najbolje rješenje integriranje tih zahtjeva u već postojeći sustav upravljanja tijela za ocjenjivanje sukladnosti. Dakle, moguće su različite kombinacije i one predstavljaju tim veći izazov što je situacija složenija. Integriranje sustava upravljanja u mnogo slučajeva prije je nužnost nego potreba da se to jednostavno provede. Zbog sve većih zahtjeva koji se vremenom stavljaju pred organizacije, integriranje sustava upravljanja sve više će postajati rješenje za kojem će posegnuti niz organizacija kojima je cilj uspješno i održivo poslovati.

Potreba za integriranjem
Neovisno o tome uspostavljaju li se neki sustavi upravljanja radi certifikacije, akreditacije ili kojih drugih razloga, svakako im se treba pažljivo posvetiti. Olakšavajuća je okolnost to da su sustavi upravljanja normirani tako da se uspostavljanje nekoga sustava upravljanja odvija prema zahtjevima koji su jasno postavljeni u normama ili specifikacijama. Svaka norma sustava upravljanja ima svoje posebnosti, ali i sličnosti s drugim normama sustava upravljanja. Upravo su te sličnosti osnova da se različiti sustavi upravljanja spoje u jedinstvenu cjelinu, čime se otvara mogućnost poboljšanja cjelokupnoga sustava upravljanja organizacijom. Dakle, svi sustavi upravljanja temelje se na osnovnim načelima i upravo su ona pokretač da se mnogi elementi svedu na zajednički nazivnik.

Cilj spajanja sustava upravljanja nije samo olakšano vođenje sustava upravljanja, nego da se pri tome poveća njihova učinkovitost i smanji potrebno financijsko ulaganje. Vođenje više sustava upravljanja neovisno jedan o drugome u pojedinim situacijama može biti iznimno skupo za njihovo održavanje, pa prema tome i ekonomski neopravdano. Optimiranje sustava upravljanja tako da se zajednički elementi integriraju, a posebni elementi uklope u tu cjelinu pridonose smanjenju troškova i boljemu vođenju organizacije. To znači da integriranje sustava upravljanja općenito može biti ekonomski opravdan pothvat, a to ovisi o veličini organizacije, o sustavima upravljanja koji se integriraju, o strukturi organizacije i međusobnim odnosima između njezinih cjelina. Polazeći od toga gledišta integriranje zajedničkih zahtjeva različitih norma za sustave upravljanja u jedinstven okvir može biti korisno za organizaciju jer je na taj način moguće smanjiti troškove i sredstva, uštedjeti vrijeme, a svim korisnicima sustav upravljanja omogućit će sustavan i olakšan pristup.

Optimiranje rada organizacije integriranjem sustava upravljanja
Svi sustavi upravljanja u nekoj organizaciji mogu djelovati neovisno i odvojeno jedan od drugoga. S obzirom na prethodno izrečeno jasno je da je takav pristup nepovoljan ne samo u vođenju organizacije nego i u njezinim različitim resursima koje mora omogućiti za uspješno funkcioniranje svih postojećih sustava upravljanja u njezinu okruženju. Da bi u takvoj situaciji organizacija optimirala svoj rad povezujući sve svoje sustave upravljanja u jednu cjelinu, nužno ih je integrirati.

Integriranje započinje prepoznavanjem zahtjeva sustava upravljanja koji su za sve sustave isti, onih koji su slični i onih koji su posebni za svaki sustav upravljanja pojedinačno. Integrirani priručnik sustava upravljanja neke organizacije kao krovni dokument ukratko bi trebao opisivati primjenjive zahtjeve svih norma sustava upravljanja koji su uspostavljeni u organizaciji ili upućivati na njih. U pogledu razrade zahtjeva norma različitih sustava upravljanja oni zahtjevi koji se prepoznaju kao isti ili slični mogu se obraditi u zajedničkim postupcima, a posebni zahtjevi u pojedinačnim postupcima te se na taj način može uspostaviti mreža integriranoga sustava upravljanja. Integrirani sustav upravljanja, koji je jedinstven na razini cjelokupne organizacije, može biti ekonomski opravdan i u većini je slučajeva najbolje rješenje.

Prednosti integriranoga sustava upravljanja
Ekonomska opravdanost integriranja sustava upravljanja nije jedina prednost zbog koje treba posegnuti za integriranjem sustava upravljanja, nego se prednosti takvoga pristupa mogu očitovati u više elemenata:
– usklađivanje i optimiranje postupanja unutar organizacije omogućuje bolju komunikaciju i djelotvorniju primjenu svih sustava upravljanja
– jedinstveni postupci omogućuju izbjegavanje višestrukih ponavljanja istih koraka i ujednačen rad na razini cjelokupne organizacije
– integrirani sustav jednostavniji je u primjeni jer se izbjegava složenost u postupanju i dokumentiranju, a time se i štedi na vremenu
– integriranjem se uspješno smanjuju birokratske kompleksnosti jer je sustav povezan u jedinstvenu cjelinu
– transparentan pregled nad cjelokupnim poslovanjem organizacije smanjuje moguće rizike poslovanja
– integriranjem sustava upravljanja racionaliziraju se ciljevi, odgovornosti i međusobni odnosi u organizaciji
– zajednička strategija razvija se na razini organizacije, a time se postiže učinkovitije upravljanje cjelokupnom organizacijom
– integriranjem sustav upravljanja provođenje unutrašnjih audita može biti lakše i jednostavnije
– integriranjem sustava upravljanja postiže se veća mogućnost ostvarenja poslovne izvrsnosti.

Sve navedene prednosti integriranoga sustava upravljanja mogu biti poticaj organizacijama koje su uspostavile više sustava upravljanja da ih integriraju u jedinstven sustav upravljanja organizacijom.

Oprez pri integriranju sustava upravljanja
Pri integriranju sustava upravljanja treba voditi računa o nekim elementima koji mogu utjecati na djelotvornost tako uspostavljenoga sustava. Stoga je potrebno uzeti u obzir sljedeće:
– područje koje je obuhvaćeno integriranjem
– djelotvornost i učinkovitost jedinstvenoga upravljanja u odnosu na pojedinačno upravljanje
– međusobne odnose i uspostavljene linije odgovornosti unutar organizacije
– vrstu upravljačke strukture i sveukupne ciljeve organizacije;
– certifikacijske, akreditacijske, zakonske, strukovne i ostale slične zahtjeve.
Dakle, pri integriranju sustava upravljanja potrebno je razmotriti situaciju u kojoj se organizacija nalazi i kako će se to reflektirati na cjelokupno okruženje u kojemu se ona nalazi.

Nastavak članka možete pročitati u časopisu Svijet po mjeri (broj 3/2014). Više podataka o časopisu možete pronaći na internetskoj stranici Hrvatskog mjeriteljskog društva www.hmd.hr.


Izvor:HMD