Meko auditiranje – „ubojica“ dobrih sustava upravljanja

Detalji

Kreirano Utorak, 18 Lipanj 2019 14:30

Hitovi: 3628

Meko auditiranje nije pojam koji možemo često čuti u svijetu normi i svijetu certifikacije, ali je itekako vrlo prisutan.

U praksi se pojavljuje često, najviše na štetu auditirane strane (iako ista toga uopće nije svjesna), ali i na štetu ugleda samog auditora i certifikacijskog tijela koje on predstavlja. U praktičnom smislu, to omogućuje da se poznati nedostaci sustava zadrže, uz rizik od smanjenja kvalitete i dugoročne održivosti navedenog sustava. Meko auditiranje odnosi se na praksu auditora kojom se pogrešno kategoriziraju pronalasci utvrđeni tijekom audita, kako bi se u određenoj mjeri smanjio osjećaj krivnje ili srama, odnosno negativan dojam kod auditirane strane.

Na primjer, kada dokazi audita pokazuju jasno odstupanje od usklađenosti sa zahtjevima određene norme, pronalazak bi trebao biti kategoriziran kao nesukladnost, tako da bi se problem tretirao putem analize uzroka i korektivnih radnji. Umanjivanjem kategorije nesukladnosti kao potencijalne nesukladnosti/opservacije ili prilike za poboljšanje, auditirana strana nije dužna provoditi korektivne radnje, dopuštajući da problemi ostanu neriješeni.

Još jedan od razloga zbog kojeg dolazi do umanjivanja kategorije nesukladnosti je i smanjenje aktivnosti nakon provedenog audita. To se odnosi na auditiranu stranu, ali istovremeno i na auditore. Ukoliko se pronalazak definira kao veća ili manja nesukladnost, auditori moraju detaljnije opisati i obrazložiti utvrđenu nesukladnost i najčešće ispunjavati dodatne obrasce te je, ovisno o kategoriji nesukladnosti potrebno ponovno provesti audit ili od klijenta tražiti dokaze o provedenim korektivnim radnjama. Kratkoročno gledano, mekim auditiranjem i auditor i auditirana strana mogu biti sretni jer si na taj način smanjuju kvantitetu posla, ali dugoročno gledano, smanjuju i kvalitetu auditiranog sustava upravljanja. Iz tog razloga, praksa mekog auditiranja nije dugoročno održiva, pogotovo kada je riječ o najzahtjevnijim sustavima.

Za primjer uzmimo certifikaciju sustava upravljanja kvalitetom u autoindustriji, koja je jedna od najzahtjevnijih. U 5. izdanju Pravila za priznanje i održavanje (vezanih uz certifikacijsku shemu IATF 16949) navedeni su IATF zahtjevi za certifikacijska tijela. Jedan od njih odnosi se na pregled ulaza (Review inputs), a uključuje informacije specifične za sve urede koji su odobreni od IATF-a. Pri čemu se auditori „prisiljavaju“ da imaju što više utvrđenih nesukladnosti tijekom audita (što nas na žalost odvodi i u drugu krajnost).

Osim autoindustrije, sve veći pritisak oko izbjegavanja mekog auditiranja rade i akreditacijska tijela, osobno imamo iskustva da se Britanska Akreditacijska Agencija (UKAS), u velikom dijelu audita u našem glavnom uredu i tijekom witness audita fokusira na dokaze mekog auditiranja i ukoliko ih pronađe, podiže nesukladnosti. Iz svega navedenog, možemo zaključiti kako je osnova za izbjegavanje mekog auditiranja podizanje kompetencija, ali i svijesnosti auditora kako bi izbjegavali isto.

Bez obzira na odnose s klijentom, managementom vlastite certifikacijske kuće, auditor se mora držati principa auditiranja prema normi ISO 19011:2018. (etično ponašanje – integritet, pošteno izvještavanje, dužna profesionalna briga, povjerljivost, neovisnost, pristup baziran na dokazima i pristup baziran na rizicima). Također, bitna je i svijest auditirane strane kako nesukladnost ne znači nešto loše, već da je nesukladnost, odnosno prepoznati problem zapravo korak naprijed u daljnjem poboljšanju i unaprjeđenju. A tu opet dolazi naglasak na auditora, koji mora biti dovoljno kompetentan kako bi isto iskomunicirao s auditiranom stranom. U konačnici dobro proveden audit certifikacijskog tijela je velika pomoć klijentu, jer se kroz njegove rezultate lakše usklađuje sa propisima i zahtjevima kupaca, lakše prolazi audite od strane kupca i slično.

Ivan Trstenjak, bacc. ing. sec.
Lead Auditor
United Registrar of Systems Adriatica d.o.o.
www.urs-adriatica.com


Izvor:URS