Zašto umiru sustavi upravljanja?

Detalji

Kreirano Nedjelja, 18 Listopad 2020 22:32

Hitovi: 2979

U suradnji s HMD-om objavljujemo članak naziva "Zašto umiru sustavi upravljanja?" iz časopisa Svijet po mjeri (broj 1/2019) čija je autorica dr. sc. Ivanka Lovrenčić Mikelić.

Za sustave upravljanja često će se čuti da se kaže da su živi sustavi. I to je istina. To znači da sustavi nisu statični nakon što se jednom uspostave i počnu primjenjivati, nego da se neprestano prilagođavaju potrebama i novim spoznajama te da idu ukorak s vremenom. Oni rastu ili se smanjuju, preoblikuju se i kontinuirano se poboljšavaju kako to traži npr. norma HRN EN ISO/IEC 17025.

Jedna je od najvećih pogrešaka koju mogu napraviti laboratoriji ili bilo koja druga tijela za ocjenu sukladnosti smatrati svoj sustav upravljanja nepromjenjivim i neživim i ne brinuti se o njemu. Takav će sustav neizbježno početi propadati i ako se o njemu dovoljno dugo ne bude vodila odgovarajuća briga, jednostavno će umrijeti, tj. postati mrtvo slovo na papiru koje nema puno veze sa stvarnim životom u laboratoriju. Jednako kao što sustav može biti živ, tako može biti i mrtav. Upravo o razlozima zbog kojih umiru sustavi upravljanja bit će riječi u ovome članku. Njih je dobro osvijestiti ako želimo svoj sustav održati živim i zdravim. Članak je napisan iz perspektive akreditiranoga umjernog ili ispitnog laboratorija, ali je primjenjiv na sva tijela za ocjenjivanje sukladnosti i na sve sustave upravljanja.

Nekoliko razloga
Nema podrške uprave organizacije i/ili voditelja laboratorija
Podrška uprave organizacije i voditelja laboratorija ključna je u svim fazama razvoja i primjene svakoga sustava upravljanja. Zapravo, bez njihove podrške ne bi ni trebalo uvoditi sustav u laboratorij jer oni svojim stavom definiraju odnos cijeloga laboratorija prema sustavu i traženome načinu rada. Čak i ako osoblje laboratorija prihvati sustav, bez podrške uprave organizacije ili laboratorija događat će se nepotrebni zastoji i poteškoće, a vrijeme i energija trošit će se na njihovo rješavanje umjesto na redoviti posao. Uloga je uprave i voditelja da osiguraju resurse za normalno funkcioniranje sustava i da prvi promiču kulturu njegova prihvaćanja. Bez toga sustav nikada neće funkcionirati kako bi trebao, a aktivnosti vezane uz njega smatrat će se sporednim poslom. To uvelike pridonosi lošemu održavanju i primjeni sustava i nosi velik rizik da se sustav jednostavno prestane primjenjivati i izgubi svoj smisao. Znači, podrška uprave ili voditelja ne smije biti samo deklarativna, nego uprava ili voditelj imaju stvarnu odgovornost za sustav.

Nema podrške osoblja
Osim što je nužno da uprave organizacija i laboratorija podržavaju uvođenje i primjenu sustava upravljanja, nužno je i da ga prihvati cjelokupno osoblje laboratorija jer će ono biti u svakodnevnome kontaktu sa sustavom kroz sve aktivnosti u području akreditacije. Prihvaćanje sustava očituje se obavljanjem aktivnosti u skladu s dogovorom, tj. dokumentiranim sustavom i voljom za poboljšavanje sustava. Ako osoblje ne prihvaća sustav, ono vrlo vjerojatno neće obavljati aktivnosti u skladu sa sustavom i on opet neće postići svoju pravu svrhu. Tada će se dosta vremena morati ulagati u nadzor nad osobljem i teško će se razvijati kultura kvalitete i povjerenja. Da bi sustav funkcionirao kako treba, sve ga se osoblje mora pridržavati. Rad u skladu sa sustavom morao bi postati automatska ili nesvjesna radnja u svakodnevnim aktivnostima. Samo je tako moguće imati ujednačen rad u laboratoriju i dobiti najviše koristi od sustava. U suprotnom, sustav i laboratorijske aktivnosti stalno će biti izloženi rizicima nedosljednosti ili manjkavosti, a sustav bi se mogao zaboraviti čim se smanji nadzor nad osobljem i podsjetnici o njegovoj nužnoj primjeni. Da bi osoblje prihvatilo sustav, ono mora uvidjeti njegovu vrijednost i dobrobiti koje sustav donosi u svakodnevnome radu. To znači da sustav mora odgovarati svakodnevnim potrebama i mogućnostima te da ne smije biti sam sebi svrhom.

Stav da je sustav upravljanja odgovornost samo osobe zadužene za kvalitetu
To i nije tako rijedak stav čak ni u već akreditiranim laboratorijima iako je potpuno pogrešan. Taj je stav usko povezan s podrškom uprave i cjelokupnoga osoblja kvaliteti i sustavima upravljanja iako uzročno-posljedična veza ne mora uvijek biti potpuno jednostavna i jasna. Može se dogoditi da osoblje ne podržava sustav upravljanja i zato se ne želi baviti njime, tj. brigu o sustavu prebacuje samo na osobu zaduženu za kvalitetu, a može biti i obrnuto, tj. da osoblje misli da su sustav i sve vezano uz njega posao samo za osobu zaduženu za kvalitetu, pa se zato ne želi baviti time. Kako god bilo, sustav se ne tiče samo jedne osobe i odgovornost je uprave laboratorija da to objasni cijelomu osoblju. Postojanje takvoga stava u laboratoriju nije zanemariv problem i uprava laboratorija mora ga riješiti ako želi da sustav funkcionira i da se rad u laboratoriju odvija neometano. Osoba zadužena za kvalitetu može samostalno održavati i primjenjivati znatan dio sustava upravljanja, ali nikad to neće moći sama za cijeli sustav iz jednostavnoga razloga što jedna osoba ne može znati i raditi sve i što se sustav ne odnosi samo na jednu osobu, nego na sve osobe koje rade u području akreditacije. Očekivati da sustav bude briga samo jedne osobe znači unaprijed ga osuditi na propast ili na barem jako teško preživljavanje.

Nastavak članka možete pročitati u časopisu Svijet po mjeri (broj 1/2019). Više podataka o časopisu možete saznati na internetskoj stranici Hrvatskog mjeriteljskog društva www.hmd.hr.


Izvor:HMD