Kako provesti audit?

Detalji

Kreirano Nedjelja, 09 Lipanj 2013 10:31

Hitovi: 6114

Načela auditiranja identična su bez obzira o kojoj vrsti audita se radilo, auditu prve, druge ili treće strane. Teorija audita dosta je raširena, pa se tako najčešće razlikuju vanjski auditi, koje provode osobe ili tijela druge i treće strane (obično certifikacijska ili akreditacijska tijela), te unutrašnji auditi (auditi prve strane koji su u potpunosti pod nadzorom same organizacije koja se auditira). Bez obzira o kojoj vrsti audita je riječ, načela auditiranja su ista, a navedena su u normi ISO 19011. Ta norma je u svojem zadnjem izdanju postala univerzalna norma za provedbu audita bilo koje vrste.

Naslov norme HRN EN ISO 19011 je ''smjernice za provođenje audita sustava upravljanja''. U uvodu norme napominje se da se od prvog izdanja ove norme, 2002. godine, pojavio veći broj novih norma sustava upravljanja te da je razmotreno šire područje auditiranja sustava upravljanja te da su ove smjernice prilagođene u tom smislu. Stoga, ova međunarodna norma daje smjernice kako auditirati sustave upravljanja uključujući načela auditiranja, upravljanje programom audita, provođenje audita te vrednovanje osposobljenosti osoba uključenih u proces auditiranja zajedno s osobama koje upravljaju programom audita, auditorima i skupinom auditora.

Dakle, koje nam smjernice za provođenje audita nudi HRN EN ISO 19011? Sam pregled sadržaja norme upućuje na nekoliko elemenata audita:
-    načela auditiranja
-    upravljanje programom audita
-    provođenje audita
-    osposobljenost i vrednovanje auditora.
Pa, krenimo redom.

Načela auditiranja pomažu učinkovitosti audita kao pouzdanog alata u potpori politika i kontrola upravljanja pružajući informacije prema kojima organizacija treba djelovati kako bi poboljšala svoj rad. Audit se provodi poštujući sljedećih šest načela:
1. cjelovitost: temelj profesionalizma; cjelovitost se odnosi na to da auditori i osobe koje upravljaju programom audita trebaju provoditi svoj rad pošteno, marljivo i odgovorno u skladu sa svim primjenjivim zahtjevima pokazujući da su osposobljeni za to što rade-, taj rad trebaju provoditi nepristrano i neovisno, tako da njihova prosudba bude ispravna.
2. ispravno izlaganje: obveza istinitog i točnog izvještavanja; nalazi audita, zaključci i izvještaji trebaju prezentirati pravo i točno stanje stvari. Komunikacija treba biti istinska, točna, objektivna, u vremenskim okvirima, jasna i potpuna.
3. profesionalna pozornost: primjena marljivosti i prosudbe u auditiranju; auditori bi trebali ispravno prosuđivati u bilo kakvim situacijama u kojima se nađu tijekom auditiranja.
4. povjerljivost: povjerljivost informacija; auditori moraju poštivati diskreciju i zaštitu informacija do kojih dolaze tijekom audita. To se osobito tiče kad se dotiču osjetljivih informacija neke oorganizacije.
5. neovisnost: temelj nepristranosti audita i objektivnosti zaključaka audita; auditori trebaju biti neovisni od aktivnosti koje auditiraju te u svakom slučaju mora se izbjeći sukob interesa. Od auditora se traži stroga objektivnost.
6. pristup temeljen na dokazima: racionalna metoda za postizanje pouzdanih i ponovljivih zaključaka audita u sustavnom procesu audita; dokazi audita trebaju biti provjerljivi, što znači da se moraju moći verificirati.

Upravljanje programom audita prvi je korak u organiziranju audita. Organizacija u kojoj se provodi audit treba uspostaviti takav program audita koji doprinosi određivanju učinkovitosti sustava upravljanja. Program audita može uključivati audite koji se tiču jedne ili više normi sustava upravljanja, provođenih odvojeno ili kombinirano.
Program audita predstavlja pripremu za skup od jednog ili više audita planiranih u određenom vremenskom okviru, a koji je usmjeren za određenu svrhu. Tijek upravljanja programom audita dan je na sljedećoj shemi.

Ukratko, program audita treba obuhvaćati sljedeće informacije:
-    ciljeve programa audita i pojedinačnih audita
-    opseg, broj, vrste, trajanje, lokacije i raspored audita
-    postupke programa audita
-    kriterije audita
-    metode auditiranja
-    odabir skupine auditora
-    potrebne resurse, uključujući putovanje i smještaj
-    procese rukovanja povjerljivim informacijama, zaštite informacija, zdravlja i sigurnosti te druge slične stvari.
Program audita obuhvaća sljedeće cikluse:
-    uspostavljanje ciljeva audita
-    uspostavljanje programa audita
-    provođenje programa audita
-    monitoring programa audita
-    preispitivanje i poboljšavanje programa audita.
Svaki od njih detaljno je opisan u normi HRN EN ISO 19011.  
Nakon što je uspostavljen program audita te provedena cjelokupna priprema za provođenje audita, sljedeći korak je provedba samog audita.

Provođenje audita dio je programa audita koji je usmjeren na proces skupljanja informacije te informiranje o stanju neke organizacije s obzirom na postavljenje ciljeve audita. Radnje audita obično sljede niz:
-    pokretanje audita
-    priprema audita
-    provođenje audita
-    priprema i razdioba izvještaja audita
-    dovršavanje audita
-    provedba naknadnih radnji.
Taj niz prikazuje sljedeća shema:

Pokretanje audita obuhvaća uspostavljanje kontakta s organizacijom koja se auditira i utvrđivanje izvodljivost audita. Početni kontakt može biti formalan ili neformalan, a treba ga potaknuti vodeći auditor.
Priprema audita obuhvaća preispitivanje dokumentacije audita, pripremu plana audita, raspodjelu posla unutar skupine auditora i pripremu radnih dokumenata.
Provođenje audita najvažniji je korak u cjelokupnom procesu auditiranja. Taj korak obuhvaća više radnji:
-    vođenje uvodnog sastanka
-    preispitivanje dokumentacije tijekom audita
-    komuniciranje tijekom audita
-    dodjeljivanje uloga i odgovornosti vodičima i promatračima
-    skupljanje i verificiranje informacija
-    oblikovanje nalaza audita
-    priprema zaključaka
-    vođenje završnog sastanka.
Svaka od ovih radnji detaljno je opisana u normi HRN EN ISO 19011.
Nakon što su skupljene informacije i proveden audit, potrebno je izraditi izvještaje o auditu.
Priprema i razdioba izvještaja audita u odgovornosti je vodećeg auditora. Izvještaj o auditu treba biti izdan u dogovorenom vremenskom razdoblju i dostavljen odgovarajućim osobama kako je to predviđeno planom i programom audita.
Dovršavanje audita moguće je kad su sve planirane radnje provedene ili ako je to drugačije dogovoreno u skladu s tim dogovorima. Dokumenti koji se odnose na audit  trebaju se spremiti ili uništiti sukladno dogovoru između sudjelujućih strana i postupcima programa audita i primjenjivim zahtjevima.
Elementi naučeni iz audita trebaju biti uvršteni u neprekidno poboljšavanje procesa sustava upravljanja.  
Provedba naknadnih radnji  ovisi o nalazima audita. Zaključci audita mogu, ovisno o ciljevima, upućivati potrebe za ispravcima, ili za popravnim ili preventivnim radnjama ili poboljšavanjem. Ove radnje uobičajeno je potrebno provesti u određenom vremenskom razdoblju. Kad je prikladno, auditirani treba informirati osobu koja upravlja programom audita i auditore o statusu ovih radnji.
Završetak i učinkovitost ovih radnji treba biti provjerena. Ova provjera može zahtijevati dodatni audit.

Osposobljenost i vrednovanje auditora glavni je preduvjet za program audita i provođenje audita. Bez osposobljenih auditora nema kvalitetnog audita, a ono što je važno jest svakako vrednovati rad svakog pojedinog auditora. Osposobljenost je potrebno vrednovati kroz proces koji obuhvaća osobne karakteristike i sposobnost primjene znanja i vještina stečenih izobrazbom, radnim iskustvom, osposobljavanjem za auditora i auditorskim iskustvom. Taj proces treba uzeti u obzir potrebe programa audita i ciljeva.
Rezultat vrednovanja treba postaviti temelje za:
-    odabir auditora
-    utvrđivanje potreba za dokazanu osposobljenost
-    tekuće vrednovanje sposobnosti auditora.
Auditori trebaju imati karakteristike koje će im omogućiti djelovanje u skladu s načelima auditiranja. Od auditora se traži da bude: etičan (tj. pošten, istinoljubiv, iskren, čestit, obziran), otvoren (tj. spreman razmotriti alternativna mišljenja ili ideje), diplomatičan (tj. taktičan u kontaktu s ljudima), pažljiv (tj. aktivno promatrati fizikalnu okolinu i radnje), perceptivan (tj. svjestan i sposoban razumjeti razne situacije) i svestran (lako prilagodljiv različitim situacijama).
Općenita znanja i vještine o sustavu upravljanju koje auditor treba posjedovati su:
- načela, postupci i metode auditiranja
- o sustavu upravljanja i dokumentima
- organizacijski konteksti
- primjenjivi zakonski i ugovorni zahtjevi.
Također, auditori trebaju posjedovati specifična znanja i vještine za određenu disciplinu i sektor.
Auditori i vodeći auditori trebaju neprestano poboljšavati svoju osposobljenost i to kroz redovite audite sustava upravljanja i neprestano stručno usavršavanje.

Norma HRN EN ISO 19011 detaljno opisuje cjelokupan proces audita, kojeg smo se ovdje tek djelomično dotakli. Što svaki od navedenih koraka u procesu audita treba obuhvaćati obradu niza zahtjeva koji su u normi precizno obrađeni. Međutim, iz svega navedenog vidljivo je da je provođenje audita jedan ozbiljan proces koji obuhvaća puno elemenata te koji zahtjeva puno znanja, iskustva i vremena. Nadalje, kvalitetno proveden audit donosi informacije koje predstavljaju dodanu vrijednost za neku organizaciju i definitivno joj pomažu u održavanju sustava upravljanja, održavanju kvalitete rada te upućuju na sva moguća poboljšanja učinkovitosti sustava upravljanja i rada organizacije.

Kratak osvrt na normu HRN EN ISO 19011 možete pročitati ovdje.