HRN ISO/TR 10013:2002

Detalji

Kreirano Srijeda, 29 Kolovoz 2012 22:09

Hitovi: 11411

Naslov norme
HRN ISO/TR 10013:2002
Smjernice za izradu dokumentacije sustava upravljanja
(ISO/TR 10013:2001)

Područje primjene
Ova tehnička smjernica promovira procesni pristup pri razvoju i uspostavljanju sustava upravljanja kvalitetom te poboljšavanje njegove učinkovitosti. Svaka organizacija odabire za sebe na koji način će dokumentirati svoj sustav upravljanja. Pri izradi dokumentacije, organizacija treba izraditi srazmjernu količinu dokumetnacije koja će omogućiti učinkovito planiranje, obavljanja posla, nadzor i neprekidno poboljšavanje sustava upravljanja kvalitetom i nejgovih procesa. U tom smislu, ove smjernice pomažu organizaciji da prikladno dokumentiraju svoj sustav upravljanja.

Sadržaj norme
1 Područje primjene
2 Upućivanje na druge norme
3 Nazivi i definicije
4 Dokumentacija sustava upravljanja kvalitetom
5 Proces pripreme dokumentacije sustava upravljanja kvalitetom
6 Proces odobravanja, izdavanja i nadzora dokumentaca sustava upravljanja kvalitetom

Kratki pregled norme
Uobičajena hijerarhija dokumentacije (Dodatak A)
RAZINA A (PRIRUČNIK KVALITETE) opisuje sustav upravljanja kvalitetom u skladu s uspostavljenom politikom kvalitete i ciljevima kvalitete.
RAZINA B opisuje međusobne odnose procesa i radnji koje zahtjeva uspostavljeni sustava upravljanja kvalitetom.
RAZINA C sadrži detaljne radne dokumente.

4 Dokumentacija sustava upravljanja kvalitetom
Ovdje se propisuju opće smjernice o dokumentaciji. Dokumentacija sustava upravljanja kvalitetom uobičajeno slijedi procese unutar organizacije ili strukturu primjenjive norme za kvalitetu, ili kombinaciju i jednog i drugog. Struktura dokumentacije može se opisati hijerarhijski, a obuhvaća razdiobu, održavanje i razumijevanje dokumentacije. Razvoj hijerarhije ovisi o okolnosti organizacije. Opseg dokumentacije razlikuje se od organizacije do organizacije.
Dokumentacija sustava upravljanja može sadržavati definicije, a uobičajeno uključuje:
-politiku kvalitete i ciljeve;
-priručnik kvalitete;
-dokumentirane postupke;
-radne upute;
-obrasce (formulare);
-planove kvalitete;
-specifikacije;
-vanjske dokumente;
-zapise.
Svrhe i koristi posjedovanja dokumentacije sustava upravljanja kvalitetom uobičajeno obuhvaćaju:
-    opis sustava upravljanja kvalitetom organizacije;
-    pružanje informacija za bolje razumijevanje međusobnih odnosa;
-    pomoć osoblju da razumiju ulogu unutar organizacije i svijest o važnosti njihovog rada;
-    pružanje međusobnog razumijevanja između zaposlenika i uprave;
-    pružanje osnove za očekivanja u pogledu radnih svojstava;
-    upućivanje kako se određene stvari trebaju obavljati s ciljem ispunjavanja određenih zahtjeva;
-    pružanje objektivnog dokaza da je neki zahtjev ispunjen;
-    pružanje jasne, dovoljnog okvira rada;
-    pružanje osnove za obukom novog osoblja i periodičnog ponovne obuke postojećeg osoblja;
-    pružanje osnove za red i ravnotežu unutar organizacije;
-    pružanje konzistentnosti u radu temeljenom na dokumentiranim procesima;
-    pružanje osnove za neprestanim poboljšavanjem;
-    povjerenje kupaca temeljeno na dokumentiranom sustavu;
-    itd.
Politika i ciljevi kvalitete trebaju se dokumentirati kao poseban dokument ili kao dio priručnika kvalitete.
Priručnik kvalitete jedinstven je za svaku organizaciju. Male organizacije mogu se odlučiti da priručnik kvalitete uključi opis cjelokupnog sustava upravljanja kvalitetom, uključujući i sve potrebne dokumentirane postupke. Velike, multinacionalne organizacije vjerojatno će trebati nekoliko priručnika na globalnoj, nacionalnoj ili regionalnoj razini, kao i mnogo složeniju hijerarhiju dokumentacije.
Općenito, priručnik kvalitete treba uključivati područje sustava upravljanja kvalitetom, pojedinosti i objašnjenja za sve što se isključuje, dokumentirane postupke ili upućivanje na njih, kratak opis pozadine, povijesti i veličine isto se može uključiti u priručnik.
Ovisno o tome kako organizacija utvrdi način dokumentiranja postupka, on obično sadržava tekst, dijagrame toka, tablice ili njihove kombinacije. Dokumentirani postupak treba sadržavati nužne informacije o postupku za koji je namijenjen te bi trebao imati jedinstvenu oznaku.
Radne upute predstavljaju podrobne opise o tome kako provesti i zabilježiti zadatke.
Radne upute trebaju se izraditi i održavati da opišu izvedbe cjelokupnog posla na koji bi se negativno odrazilo nepostojanje istih. Struktura, oblik i razina detalja radnih uputa kroje se prema potrebama osoblja i ovisi o složenosti posla, metodi koja se koristi, provedenim obukama te vještinama i kvalifikacijama osoblja.
Obrasci se izrađuju i održavaju radi bilježenja podataka koji dokazuju sukladnost sa zahtjevima sustava upravljanja kvalitetom.
Obrasci trebaju sadržavati: naziv, identifikacijski broj, razinu revzije i datum revizije. Na zapise trebaju upućivati ili mogu biti priloženi priručniku kvalitete, dokumentiranih postupcima i/ili radnim uputama.
Plan kvalitete dio je dokumentacije sustava upravljanja. Potrebno je da upućuje samo na dokumentirani sustav upravljanja kvalitetom pokazujući kako se primjenjuje u pojedinoj situaciji koja je u pitanju, te prepozna i dokumentira kako će organizacija ispuniti zahtjeve koji se tiču pojedinog proizvoda, procesa, projekta ili ugovora.
Organizacija treba prepoznati vanjske dokumente koji su potrebni za njen rad te in nadzorati u svom sustavu upravljanja kvalitetom. Vanjski dokumenti mogu obuhvaćati crteže kupaca, specifikacije, zakonske i upravne zahtjeve, norme, oznake i priručnike o održavanju.
Zapisi sustava upravljanja kvalitetom sadrže postignute rezultate ili pružaju dokaze o provedbi određenih radnji na koje upućuju dokumentirani postupci i radne upute. Zapisi bi trebali pokazati da su ispunjeni određeni zahtjevi sustava upravljanja kvalitetom i specifičnih dokumenata koji se tiču proizvoda. Odgovornosti koje se tiču zapisa trebaju biti utvrđene u sustavu upravljanja dokumentacijom.

5 Proces pripreme dokumentacije sustava upravljanja kvalitetom
Dokumentaciju sustava upravljanja kvalitetom trebaju izrađivati osobe koje su uključene u procese i radnje, što dovodi do boljeg razumijevanja neophodnih zahtjeva.
Organizacije koje su u procesu uspostavljanja ili su već uspostavile sustav upravlajnja kvalitetom, trebaju prepoznati neophodne procese , razumjeti međuodnose unutar utvrđenih procesa, dokumentirati procese u mjeri potrebnoj da se osigura učinkovita provedba i nadzor.
Analiza procesa treba biti pokretačka snaga za definiranje količine potrebne dokumentacije sustava upravljanja kvalietetom. Ne bi trebalo da dokumentacija pokreće procese.
Gjdegod je prikladno, i kako bi se ograničila veličina dokumentacije, treba se koristiti upućivanje na postojeće priznate norme ili druge dostupne dokumente. Kada se koriste upućivanja, trebalo bi izbjegavati specificiranje statusa revizije s ciljem sprečavanja promjena dokumenta kad se mijenja status revizije dokumenta na koji se upućuje.

6 Proces odobravanja, izdavanja i nadzora dokumenata sustava upravljanja kvalitetom
Prije izdavanja, dokumente trebaju pregledati za to ovlaštene osobe kako bi se osigurala jasnoća, točnost, adekvatnost i ispravna struktura. Korisnici dokumenata također bi trebali imati priliku ocijeniti i komentirati njihovu prikladnost s obzirom na stvarnu praksu. Dokazi o odobravanju dokumenta trebaju se čuvati.
Metoda razdiobe dokumenata treba osigurati da važeća izdanja odgovarajućih dokumenata budu dostupna osoblju koje ih koristi.
Treba se uspostaviti proces pokretanja, razvoja, pregleda, nadzora i unošenja promjena u dokumente. Isti proces pregleda i odobravanja korišten kod izrade originalnog dokumenta potrebno je primjeniti i u slučaju kad se događaju promjene.
Kako bi se osigurao da sadržaj dokumenata bude ispravno odobren i da je odobrenje prepoznatljivo, provodi se nadzor nad izdavanjem i primjenama u dokumentima.
Potrebno je uspostaviti proces kojim se osigurava primjena odgovarajućih dokumenata. U posebnim uvjetima, odgovarajući dokument koji se primjenjuje ne mora biti zadnja revizija istog. Popis dokumenata koji sadrži razine revizije dokumenata može poslužiti s ciljem osiguranja korištenja ispravnih izdanja odobrenih dokumenata.
Za potrebe ponuda, kupaca ili druge posebne razdiobe dokumenata gdje nadzor nad promjenama nije nužan, takvi se dokumenti trebaju jasno označiti kao nekontrolirane kopije.

Napomena
Ovaj članak je informativnog karaktera i sadrži osvrt na sadržaj norme. Organizacije/osobe koje žele primijenjivati ovu normu u svom radu mogu je pribaviti kod nacionalnog normirnog tijela.