Četvrtak 28 Stu 2024
Ispis

Razlike između obrazaca i zapisa

obrazzapisU praksi se često događa da pojedincima nisu jasni pojmovi 'obrazac' i 'zapis', te da se ne razumije razlika među njima. Za neke su to čak istovjetni pojmovi, pogotovo ukoliko im je sustav upravljanja dokumentacijom složen na taj način da se svaki pojedinačni zapis bilježi na određenom obrascu. Međutim, raditi obrasce za sve vrste zapisa može biti neprikladno i učiniti sustav upravljanja tromim. Uglavnom, obrazac i zapis su dva sasvim različita pojma i u ovom kratkom izlaganju pokušat ćemo pojasniti tu razliku.

U mnogim sustavima upravljanja dokumentacijom naziv obrasca počinje s 'zapis o…', te se ti pojmovi počinju jednoznačno koristiti. Zbog toga je najbolje izbjegavati davanje imena obrascima na takav način. Ime obrasca trebalo bi slijediti osnovu za koju je on izrađen.

Najprije da se podsjetimo definicija obrasca i zapisa, iz kojih ćemo lako iščitati ulogu jednog i drugog u sustavu upravljanja dokumentacijom.  Prema HRN ISO/TR 10013:2001, t. 3.2, obrazac ili formular (form) je ''dokument koji se upotrebljava za zapisivanje podataka koje zahtjeva sustav upravljanja kvalitetom''. Prema HRN EN ISO 9000:2008, t. 3.7.6, zapis (record) je ''dokument koji navodi postignute rezultate ili daje dokaze o provedenim radnjama''.

Prema tome, iz navedenog je vidljivo da je obrazac podloga na kojoj se može izraditi zapis; a zapis je informacija koja se bilježi na određenoj podlozi (obrascu, memorandumu, e-pošti, elektroničkoj datoteci itd.).


Čest je slučaj da se za svaku vrstu zapisa izradi obrazac, a česta pogreška je da kad god se radi novi zapis na nekom obrascu, pojedinci mijenjaju izdanje ili reviziju obrasca.
Dok se u manjim organizacijama sustav upravljanja dokumentacijom može postaviti tako da se za svaki zapis izradi odgovarajući obrazac, u većim organizacijama to nije prikladno. Obrasci se obično izrađuju za učestale zapise, a ne za one vrste zapisa koji se eventualno mogu pojaviti ili im je učestalost takva da je postojanje obrasca samo opterećenje za sustav.

Obrazac ima svoj oblik, formu. Kad se taj oblik definira, onda obrazac dobiva odgovarajuću oznaku u sustavu upravljanja dokumentacijom. Svaki put kad se mijenja taj oblik (tj. forma), mijenja se izdanje ili revizija obrasca. Ta promjena upućuje na stanovitu promjenu oblika, tj. da se u obrazac ubacilo novo polje za upis neke druge informacije koja se ranije nije tražila na istom obrascu, ili se miče neko polje jer se utvrdilo da je ta informacija nepotrebna. Dakle, svojim oblikom, obrazac treba uputiti korisnika koje informacije treba zabilježiti, a kad se te informacije zabilježe onda to postaje zapis. Taj obrazac se, dakle, koristi za prikupljanje određenih zapisa.


Zapisi se mogu bilježiti na obrascima, ali i u slobodnoj formi. Na bilo koji način može se bilježiti neka informacija, to predstavlja zapis.
Sasvim pogrešno je mijenjati izdanje ili reviziju obrasca kad se izrađuje novi zapis. Postoje sustavi u kojima se zapisima dodjeljuju određeni 'urudžbeni brojevi', ali sustav dodjeljivanja tih brojeva posebno je razrađen u nekom postupku upravljanja i nema nikakve dodirne veze s izdanjem ili revizijom obrasca.

Najkraće rečeno, obrazac je nositelj oblika (forme) na kojem se bilježe neke informacije, a kad se taj obrazac popuni informacijom ili informacijama, onda on postaje zapis.


Izvor:SVIJET KVALITETE

1
17
Siq N
10
Dnv L Nov
16 1
5
8
4
Crolablogo
13
25 TUV
11
Adria Logo
HGK Grb
24 M
Icr M

BVC

SEMINARI

SGS

KONFERENCIJE

SUSTAVI UPRAVLJANJA

METROTEKA

SIQ

NAJČITANIJE

Dobra laboratorijska praksa

n dlpDLP - Dobra laboratorijska praksa (GLP - Good Laboratory Practice) je sustav upravljanja laboratorijima koji osigurava pouzdanost rezultata ispitivanja koja provode laboratoriji. Dobra laboratorijska praksa se primjenjuje u laboratorijima radi poboljšavanja rada laboratorija.

 

Politika i ciljevi upravljanja okolišem prema ISO 14001:2004

n 14001Norma ISO 14001:2004 Sustavi upravljanja okolišem – Zahtjevi s uputama za uporabu navodi zahtjeve za sustav upravljanja okolišem koji će organizaciji omogućiti razvoj i primjenu politike i ciljeva koji uzimaju u obzir zakonske zahtjeve i informacije o značajnim aspektima okoliša.

 

Što je ''calibration''?

n umjEngleska riječ ''calibration'' ponekad zadaje izvjesne glavobolje budući da se ne može jednoznačno prevesti na hrvatski jezik. Iako joj je osnovno značenje 'umjeravanje', ipak ponekad označava i druge aktivnosti koje nisu umjeravanje. U ovom članku ukratko je opisano koje su osnovne situacije u kojima se susrećemo s riječi 'calibration' i što one znače u tehničkom smislu.

 

Zadovoljstvo kupca

n kupKupac je osoba ili organizacija koja prima proizvod, a zadovoljstvo kupca je predodžba kupca o razini do koje su ispunjeni njegovi zahtjevi. Svaka organizacija živi od svojih kupaca koji su manje ili više zadovoljni. Mnoge norme za sustave upravljanja propisuju zahtjeve u kojima se mora pratiti i poboljšavati zadovoljstvo kupaca.

 

Izdanja norme ISO 9001

n rev9001Norma ISO 9001 određuje zahtjeve sustava upravljanja kvalitetom koji su primjenjivi za sve organizacije bez obzira na njihovu vrstu i veličinu. Ova norma promiče prihvaćanje procesnog pristupa. Norma propisuje kako organizacija mora uspostaviti, dokumentirati, primijeniti i održavati sustav upravljanja kvalitetom

 

Izrada priručnika kvalitete

n pkPriručnik kvalitete opisuje sustav upravljanja kvalitetom u skladu s uspostavljenom politikom kvalitete i ciljevima kvalitete. On može sadržavati cjelokupni sustav upravljanja kvalitetom, uključujući i sve potrebne dokumentirane postupke.

 

Novo izdanje norme ISO 9001:2015

n 9001Radna grupa naziva TC 176/SC 2 Quality systems ISO tehničkog odbora Technical Committee ISO/TC 176 - Quality management and quality assurance koji je odgovoran za donošenje norma iz područja upravljanja i osiguravanja kvalitete izrađuje novo izdanje norme ISO 9001 koja se planira objaviti krajem 2015. godine.

 

Ishikawa dijagram

n ishiIshikawa dijagram (dijagram uzroka i posljedica, C&E dijagram, “riblja kost”) počeo je razvijati prof. Kaoru Ishikawa na Sveučilištu u Tokiju 1943. godine. Ishikawa dijagram predstavlja jednostavnu i vrlo korisnu metodu za sagledavanje što više mogućih uzroka koji dovode do posljedice/problema koji se analizira

 

Zbog čega je važna dobra poslovna komunikacija?

n komPoslovna komunikacija pomaže organizacijama u boljem funkcioniranju i ostvarivanju uspjeha na poslovnom planu. Dobro komuniciranje među osobljem, ali i prema javnosti organizacije dovodi do njenog uspješnijeg rada, a tako i do postizanja željenog profita i zarade što je cilj većine organizacija u svijetu.

 

Postupak akreditacije laboratorija

n akrOpisujemo faze kroz koje treba proći laboratorij koji se želi akreditirati. Faze postupka akreditacije su opisane na temelju HAA Pravila za akreditaciju koja je objavila Hrvatska akreditacijska agencija (HAA). Opisujemo postupak akreditacije od upita za akreditaciju do dobivanja Potvrde o akreditaciji na osnovu vlastitog iskustva akreditiranog laboratorija.

 

PDCA krug (Demingov krug)

n pdcaProcesni pristup je jedno od osnovnih načela upravljanja kvalitetom u skladu s normom ISO 9001, a bazira se na postavci da je za učinkovito funkcioniranje organizacije nužno utvrditi njene međusobno povezane radnje (procese) te njima upravljati na jednostavan, učinkovit i efikasan način.

 

Kako provesti unutrašnji audit

n audUnutrašnji audit (interni audit) se provodi zbog toga što se pomoću njega želi ocijeniti vlastiti sustav upravljanja, pronaći nedostatke u tom sustavu i što prije ih ispraviti. Kako najbolje provesti unutrašnji audit muči mnoge organizacije.

 

Razlike između pritužbi i žalbi

n pizZahtjevi mnogih norma propisuju da organizacije moraju rješavati pristigle pritužbe ili žalbe. Riječ pritužba je isto što i prigovor, a riječ žalba je isto što i priziv. Ovdje ćemo objasniti koje su razlike između pritužbi/prigovora i žalbi/priziva kroz pregled zahtjeva triju norma u kojima se propisuje rješavanje pritužbi i žalbi.

 

LITERATURA

MENADŽMENT

EG

LINKOVI

Portal Svijet kvalitete koristi kolačiće (cookies) zbog pružanja bolje funkcionalnosti portala. Nastavkom pregleda portala slažete se s korištenjem kolačića. Postavke kolačića možete podesiti u svojem internetskom pregledniku. Više podataka o kolačićima i vašoj privatnosti možete saznati na Privatnost korisnika.

Prihvaćam kolačiće