Razlike između obrazaca i zapisa
- Detalji
- Kreirano Nedjelja, 17 Ožujak 2013 15:08
- Hitovi: 12482
U praksi se često događa da pojedincima nisu jasni pojmovi 'obrazac' i 'zapis', te da se ne razumije razlika među njima. Za neke su to čak istovjetni pojmovi, pogotovo ukoliko im je sustav upravljanja dokumentacijom složen na taj način da se svaki pojedinačni zapis bilježi na određenom obrascu. Međutim, raditi obrasce za sve vrste zapisa može biti neprikladno i učiniti sustav upravljanja tromim. Uglavnom, obrazac i zapis su dva sasvim različita pojma i u ovom kratkom izlaganju pokušat ćemo pojasniti tu razliku.
U mnogim sustavima upravljanja dokumentacijom naziv obrasca počinje s 'zapis o…', te se ti pojmovi počinju jednoznačno koristiti. Zbog toga je najbolje izbjegavati davanje imena obrascima na takav način. Ime obrasca trebalo bi slijediti osnovu za koju je on izrađen.
Najprije da se podsjetimo definicija obrasca i zapisa, iz kojih ćemo lako iščitati ulogu jednog i drugog u sustavu upravljanja dokumentacijom. Prema HRN ISO/TR 10013:2001, t. 3.2, obrazac ili formular (form) je ''dokument koji se upotrebljava za zapisivanje podataka koje zahtjeva sustav upravljanja kvalitetom''. Prema HRN EN ISO 9000:2008, t. 3.7.6, zapis (record) je ''dokument koji navodi postignute rezultate ili daje dokaze o provedenim radnjama''.
Prema tome, iz navedenog je vidljivo da je obrazac podloga na kojoj se može izraditi zapis; a zapis je informacija koja se bilježi na određenoj podlozi (obrascu, memorandumu, e-pošti, elektroničkoj datoteci itd.).
Čest je slučaj da se za svaku vrstu zapisa izradi obrazac, a česta pogreška je da kad god se radi novi zapis na nekom obrascu, pojedinci mijenjaju izdanje ili reviziju obrasca. Dok se u manjim organizacijama sustav upravljanja dokumentacijom može postaviti tako da se za svaki zapis izradi odgovarajući obrazac, u većim organizacijama to nije prikladno. Obrasci se obično izrađuju za učestale zapise, a ne za one vrste zapisa koji se eventualno mogu pojaviti ili im je učestalost takva da je postojanje obrasca samo opterećenje za sustav.
Obrazac ima svoj oblik, formu. Kad se taj oblik definira, onda obrazac dobiva odgovarajuću oznaku u sustavu upravljanja dokumentacijom. Svaki put kad se mijenja taj oblik (tj. forma), mijenja se izdanje ili revizija obrasca. Ta promjena upućuje na stanovitu promjenu oblika, tj. da se u obrazac ubacilo novo polje za upis neke druge informacije koja se ranije nije tražila na istom obrascu, ili se miče neko polje jer se utvrdilo da je ta informacija nepotrebna. Dakle, svojim oblikom, obrazac treba uputiti korisnika koje informacije treba zabilježiti, a kad se te informacije zabilježe onda to postaje zapis. Taj obrazac se, dakle, koristi za prikupljanje određenih zapisa.
Zapisi se mogu bilježiti na obrascima, ali i u slobodnoj formi. Na bilo koji način može se bilježiti neka informacija, to predstavlja zapis. Sasvim pogrešno je mijenjati izdanje ili reviziju obrasca kad se izrađuje novi zapis. Postoje sustavi u kojima se zapisima dodjeljuju određeni 'urudžbeni brojevi', ali sustav dodjeljivanja tih brojeva posebno je razrađen u nekom postupku upravljanja i nema nikakve dodirne veze s izdanjem ili revizijom obrasca.
Najkraće rečeno, obrazac je nositelj oblika (forme) na kojem se bilježe neke informacije, a kad se taj obrazac popuni informacijom ili informacijama, onda on postaje zapis.
Izvor:SVIJET KVALITETE