Ugovori o kvaliteti

Detalji

Kreirano Ponedjeljak, 30 Studeni 2015 13:05

Hitovi: 4253

U suradnji s HMD-om objavljujemo članak naziva "Ugovori o kvaliteti" iz časopisa Svijet po mjeri (broj 3/2014) čija je autorica Elizabeta Pavković, mr. sc.

Ugovaranje i/ili podugovaranje razvoja, nabave, kontrole, analize, distribucije, transporta, proizvodnje / dijela proizvodnje, skladištenja, sanitizacije ili drugih aktivnosti povezanih uz različite usluge sve je češći model poslovanja u različitim područjima. Poslovna odluka o ugovaranju/podugovaranju ovisi o nizu faktora kao što su zahtjevi poslovanja, zahtjevi tržišta, financijski aspekti, raspoloživi resursi, infrastruktura, tehnologije i stručna znanja zaposlenika. U takovim uvjetima poslovanja sve predmetne aktivnosti, obveze i odgovornosti definirane komercijalnim ugovorom trebaju biti regulirane i sa stajališta kvalitete, što se propisuje ugovorom o kvaliteti.

Ugovor o kvaliteti (engl. Quality Agreement / Quality Technical Agreement / Technical Agreement) pravno je obvezujući dokument koji ima cilj da se jasno definiraju obaveze i odgovornosti ugovornoga izvršitelja (engl. Contract Acceptor) za aktivnosti koje provodi za ugovornoga naručitelja (engl. Contract Giver) vezane uz kvalitetu / sustav kvalitete. Ugovor o kvaliteti također definira i procese informiranja sa svrhom da se izbjegnu mogući nesporazumi koji mogu rezultirati nezadovoljavajućom kvalitetom materijala, proizvoda ili usluga koji su predmet ugovora. Ugovor o kvaliteti sklapa se između ugovornoga naručitelja i ugovornog izvršitelja. Ugovorne strane dužne su poštovati sve odgovornosti i obaveze koje proizlaze iz ugovora o kvaliteti.

Svrha ugovora o kvaliteti definiranje je zahtjeva vezanih uz sustav kvalitete kao i odgovornosti i načina rješavanja spornih pitanja vezanih uz kvalitetu materijala, proizvoda ili usluga koji su predmet ugovora. Drugim riječima, ugovor o kvaliteti treba osigurati usklađenost sa zahtjevima standarada i normi vezanih uz kvalitetu kao i s nacionalnim i internacionalnim regulatornim zahtjevima. Definiranje i izrada ugovora o kvaliteti regulatorni su zahtjev kao i zahtjev normi i standarada koji definiraju sustav kvalitete. Stoga su oni obavezni u svim područjima čije poslovanje podliježe regulatornim inspekcijama i/ili inspekcijama vezanim uz sustav kvalitete. Na taj način ugovori o kvaliteti podržavaju unapređenje kvalitete materijala i/ili proizvoda i usluga. Uvidom i pregledom ugovora o kvaliteti tijekom inspekcija i/ili audita utvrđuje se postojanje definiranih uloga i odgovornosti u poslovanju / dijelu poslovanja koji su predmet ugovora, a vezano uz kvalitetu/sustav kvalitete.

Rad
Ugovor o kvaliteti pripremaju, izrađuju prijedlog i pregovaraju odgovorne i stručne osobe iz odjela za kvalitetu, pravnoga odjela, odjela povezanih uz poslovanje kao i ostalih relevantnih uključenih odjela naručitelja i izvršitelja ugovora. Za izradu i potpisivanje ugovora o kvaliteti zadužene su odgovorne osobe odjela za kvalitetu naručitelja i izvršitelja ugovora.

Ugovor o kvaliteti potrebno je potpisati prije komercijalne distribucije materijala i/ili proizvoda, odnosno prije komercijalne primjene predmetnih ugovorenih aktivnosti, a najbolje tijekom sklapanja komercijalnog ugovora. U odnosu na komercijalne ugovore, ugovor o kvaliteti relevantan je za sve teme i pitanja povezana uz kvalitetu. Drugim riječima, u slučaju postojanja komercijalnoga ugovora, ugovor o kvaliteti treba imati prednost u slučaju predmeta koji su povezani s kvalitetom. Ugovor o kvaliteti treba se pozivati na komercijalni ugovor. Veoma je važno da se komercijalni ugovor poziva na ugovor o kvaliteti. Na taj način, ako se čita jedan od njih, pronalazi se referencija na drugi dokument koji se odnosi i koji definira iste aktivnosti koje su predmet oba ugovora. Također, u slučajevima kada dolazi do kršenja ugovora o kvaliteti, jasno je koji komercijalni ugovor definira pravne obveze ugovornih strana. Budući da ugovor o kvaliteti i komercijalni ugovor definiraju nekoliko stavki koje se podudaraju, za te teme dostatno je navesti referenciju na drugi dokument umjesto ponavljanja cijeloga ili dijela teksta. Drugim riječima, iznimno je važno da su komercijalni ugovor i ugovor o kvaliteti konzistentni jer se odnose na iste aktivnosti. U praksi to znači da se oba ugovora odnose na iste ugovorne strane i iste pravne subjekte, da su definicije pojmova i izraza koji se upotrebljavaju ujednačene, da se oba odnose na isti materijal, proizvod ili uslugu te da im je rok do kojega su na snazi odnosno rok važenja usklađen. U slučajevima kad su teme i pitanja vezana uz kvalitetu definirana na narudžbenici ili kojemu drugom odobrenom dokumentu, isto ne smije biti u proturječju u odnosu na propisano u ugovoru o kvaliteti.

Ugovori o kvaliteti dio su procesa kontrole nabave: ugovor o kvaliteti sastavni je dio procesa primjene procjene odnosno kvalifikacije dobavljača kao jednoga od elemenata sustava kvalitete, u kojemu se pod pojmom dobavljača podrazumijeva kombinacija dobavljača i proizvođača ako je to primjenjivo. Dobavljač i/ili proizvođač kao i materijal, proizvod ili usluga trebaju udovoljavati postavljenim zahtjevima uključujući zahtjeve vezane uz kvalitetu. Iako ugovor sadržava potrebne elemente sustava kvalitete, važno je naglasiti da se ugovor o kvaliteti ne može smatrati zamjenom za procjenu/ kvalifikaciju dobavljača; on je samo jedna od podloga u tom procesu.

Ugovorni naručitelj jest ugovorna strana koja naručuje proizvod, materijal i/ili uslugu definiranu ugovorom o kvaliteti. Ugovorni je naručitelj odgovoran za procjenu legalnosti i kompetentnosti ugovornoga izvršitelja za provedbu ugovorenih aktivnosti, a prije njihova ugovaranja. Također, odgovoran je za primjenu principa i smjernica zahtjeva normi i standarada kvalitete kao i regulatornih zahtjeva. Ugovorni naručitelj u potpunosti je odgovoran za sve materijale, proizvode, usluge i druge aktivnosti koje su predmet ugovora o kvaliteti na jednaki način kao da je sve sam proveo, bez angažiranja ugovornoga izvršitelja. Ista razina odgovornosti postoji i između ugovornoga izvršitelja i treće strane pri podugovaranju – ugovorni izvršitelj nositelj je kompletne odgovornosti. Kompletna odgovornost ugovornoga naručitelja i ugovornoga izvršitelja odnosi se na odnose prema kupcima, regulatornim ustanovama i partnerima. Sustav kvalitete ugovornoga naručitelja treba uključivati kontrolu i pregled svih ugovorenih i/ili podugovorenih aktivnosti. Procesi kontrole ugovorenih aktivnosti trebaju sadržavati principe upravljanja rizicima kvalitete. Za kontrolu ugovorenih aktivnosti odgovoran je ugovorni naručitelj. Stoga, ugovor o kvaliteti treba omogućiti naručitelju ugovora posjet pogonu i audit pogona, prostora, opreme i dokumentacije izvršitelja ugovora, koji su relevantni za predmet ugovora. Također, u slučaju podugovaranja koje provodi ugovorni izvršitelj, ugovorom o kvaliteti potrebno je da ugovorni naručitelj definira mogućnost posjeta i audita treće strane te mogućnost inspekcije koju provode regulatorne ustanove.

Nastavak članka možete pročitati u časopisu Svijet po mjeri (broj 3/2014). Više podataka o časopisu možete pronaći na internetskoj stranici Hrvatskog mjeriteljskog društva www.hmd.hr.


Izvor:HMD